СЭД; Разработка и внедрение систем документооборота

Что же такое Система электронного документооборота ( СЭД)?

Термин «система электронного документооборота» является чисто российским, который уже смог стать официальным на территории нашего государства. В наше время ним пользуются очень часто – от федеральных проектов до рекламных материалов. СЭД – это многопользовательская программа, с помощью которой можно осуществить автоматизацию документированной деятельности предприятия. Благодаря применению данной системы, можно оптимизировать процессы управления.

С учетом специфики работы документо-ориентированными данными, выделяют два вида СЭД – электронный документооборот и электронное делопроизводство.

Системы делопроизводства

Их предназначением является автоматизация работы с отдельными реквизитами и документами в их компьютерном варианте. Регистрационно-контрольные бланки и унифицированные формы оформляются, а также проводятся в системе соответственно делопроизводственным госстандартам.

  1. Назначение. Делопроизводственная система предназначена для автоматизации регистрации событий и действий согласно конкретным правилам. Например, передача на исполнение документов, фиксация ответа, который по нему получен, а также принятие к исполнению.
  2. Пользователи. Фокусная пользовательская группа системы составляет примерно 10-15% штата предприятия. Делопроизводство касается разных структурных подразделений: к примеру, секретариат, отдел управления, юридический отдел, канцелярию и т.д.

Так, система делопроизводства также включает в себя отрасль обеспечения документацией управленческой деятельности предприятия, которая включает фиксацию действий, что были фактически совершены, а также случившихся событий.

 

Системы документооборота

Благодаря их использованию реализуется автоматизация процесса регистрации, а также формального контроля движения организационных документов. И внешний, и внутренний документооборот осуществляют на базе IT-технологий в строгом порядке.

  1. Назначение. Такие системы разрабатываются и внедряются не лишь для того, чтобы автоматизировать процесс регистрации событий, но также и для поддержания задокументированных процессов актуальными.
  2. Пользователи. К системной пользовательской группе относится примерно 80% от общего количества сотрудников предприятия (большая часть подразделений).

Набор функций системы СЭД

Благодаря созданию документооборота в электронной форме можно избежать немалого количества проблем, которые связаны с оборотом большого массива официальных документов. Использование специальных компьютерных приложений позволяет существенно упростить поиск необходимых данных. Система документооборота, которая работает в автоматическом режиме, может зафиксировать факт расположения определенного документа в какого-то сотрудника компании, и определить на каком этапе разработки он находится в данный момент.

Благодаря системе СЭД можно реализовать несколько задач, которые возникают во время документирования деятельности предприятия.

 

Обеспечение полного цикла работ, связанных с документами

Благодаря разработке и внедрению электронного документооборота и системы делопроизводства возможной становится оптимизация работы с бланками, бумагами, а также унифицированными формами. Также возможными становятся согласованные пользовательские действия на каждой стадии, если сравнивать с вариантом на бумаге. В документооборот входят такие этапы:

  • Подготовка. Этот этап состоит из подготовки документа и внесения необходимых изменений;
  • Согласование. Состоит из процедур ознакомления, пересылки, подписания (с использованием подписи в электронно-цифровой форме) и размещения конкретного документа в различных каталогах;
  • Управление. С помощью системы СЭД можно руководить работой сотрудников, которая связана с документопотоками, включая также оформление поручений, контроль за их исполнением, регистрацию, а также сдачу в архив;
  • Защита. Использование СЭД и делопроизводства реализует сохранность информации посредством доступа к тому, что содержится в документах, который является унифицированным. Использование системы электронного документооборота делает возможным хранение данных в различных форматах – графическом, текстовом и т.д. – на протяжении определенного временного отрезка.

Так, технология внедрения информационных технологий обеспечивает упорядочение, регламентирование, а также контроль действий, которые касаются обработки документов.

Способы сортировки документов в системах СЭД

Используя систему электронного документооборота, можно хранить огромные объемы информации в структуре папок, которая является иерархичной. Во время осуществления деятельности происходит создание таких видов документации:

  • входящая
  • исходящая
  • организационно-распорядительная;
  • внутренняя.

Внедрив систему СЭД, можно «прописывать» конкретный документ одновременно в нужном количестве папок (то есть ставить на него ссылку). Физически документ находится на сервере. Использование системы делопроизводства и электронного документооборота позволяет варьировать способы классификации данных.

В СЭД используются такие методы сортировки документов:

  • номинальный;
  • алфавитный;
  • хронологический;
  • нумерационный;
  • логический или предметно-вопросный;
  • географический и корреспондентский.

Так, благодаря созданию документооборотной системы lotus notes можно группировать папки, сочетая некоторые признаки. Схожий вид организации работы с документами положительно влияет на их сохранность, а также быстроту доступа к информации, если сравнивать с бумажным вариантом.

Алгоритм, согласно которому в СЭД принимаются решения

Система делает возможной оптимизацию информационной поддержки процесса решения различных вопросов. Достигать это удается благодаря тому, что в иерархии папок существует взаимосвязь между документами. Возможность внедрения делопроизводства и документооборота в электронной форме, обеспечивает такой порядок работы:

  • сбор, а также анализ данных на предмет соответствия той задаче, что была поставлена;
  • поиск возможных способов решения;
  • рассмотрения вероятных последствий;
  • выбор наилучшего варианта;
  • информирование сторон, участвующих в процессе;
  • реализация того решения, что было принято;
  • оценка эффективности действий, которые были предприняты;
  • анализ итогов.

Если используется данная последовательность действий, секретарь несет ответственность за подготовку необходимой для руководителя информации, на основании которой будут принимать итоговое решение. Во множестве случаев сбор данных усложнен огромным количеством различной документации. Если сравнивать с бумажным вариантом, в случае использования СЭД начинают действовать специальные механизмы поиска, которые работают на основании логических взаимосвязей и четкой классификации. С помощью системы можно быстро ориентироваться в большом количестве папок и находить те документы, которые необходимы. Алгоритм, согласно которому принимается решение, позволяет вносить нужное количество изменений в документ и представлять руководству отчеты о проделанной работе.

Преимущества использования системы СЭД

Попробуем подвести итоги. Данные системы имеют несколько значительных преимуществ. Когда сравниваешь их с бумажным документооборотом, выделяются преимущества, описанные далее.

Единое информационное пространство. Технология оборота документов основывается на предоставлении каждому сотруднику доступа к официальным бумагам в электронном виде. Система также способна визуализировать документы, что обеспечивает быстроту работы пользователей, являющихся территориально удаленными, в едином информационном пространстве, если сравнивать с вариантом на бумаге. В случае использования документооборота происходит создание архивов, обеспечивающих централизованное хранение бумаг, поддерживающее актуальный доступ к данным.

  • Надежность и качество. Использование делопроизводства и документооборота в электронной форме делает обмен данными более простым за счет того, что количество действий, что выполняются, сокращается до минимума. Также работа с одним документом является вариативной и есть возможность выбрать между различными способами доступа. Внедрение системы СЭД повышает уровень надежности и качества работы предприятия в целом.
    Также сотрудники несут большую персональную ответственность, поскольку СЭД позволяет получать самые свежие данные относительно этапа подготовки конкретного документа, а также того, кто работает с ним в текущий момент.
  • Уменьшение расходов. Использование электронного оборота документов позволяет существенно уменьшить затраты разных видов:
  • Производственные. Использование СЭД способно упростить процесс получения свежей информации относительно определенного документа или же целого процесса, если сравнивать с объемом оборота на бумаге.
  • Материальные. Благодаря внедрению систем электронного документооборота можно значительно сократить расходы на управление бумажными документами и их хранение.
  • Временные СЭД, по сравнению с обычным бумажным вариантом, могут обеспечить быстрейший поиск информации, точную ее передачу, а также достаточно быстрое получение ответа на запрос, даже в таких ситуациях, когда расстояние между сторонами составляет тысячи километров.

Современные решения наподобие как документооборота lotus notes, предоставляют возможность очень быстрой доставки образа в электронной форме благодаря тому, что уведомления рассылаются автоматически, а доступ к документу открывается. А вот путь документа в бумажной форме от отправителя к получателю смог бы занять минимум несколько дней.

 

Безопасность данных

Механизмы внедрения систем электронного оборота документов обеспечиваются надежную защиту обрабатываемой информации с того момента, как документ размещается в каталоге и до его передачи в архив. Система способна обеспечить хранение информации в безопасности с ограниченными правами доступа, из-за чего к минимуму сводится вероятность возникновения некоторых рисков:

  • несвоевременное выполнение поручений и передача документов;
  • потеря информации во время использования документов;
  • невыполнение либо несвоевременное выполнение различных деловых обязательств.

Благодаря внедрению документооборота регламентируется делопроизводство предприятия в целом, а также повышается эффективность и скорость работы с информацией.

Итак, создание актуальных СЭД является созданием надежного инструментария, который может автоматизировать делопроизводство, а также увеличить уровень управления предприятием. Можно сказать, что системы автоматизированного документооборота представляют собой “коллективный органайзер”, который позволяет следить за состоянием дел компании, наблюдать за соблюдением определенных сроков, а также вести статистику и сохранять историю использования документов.

Заказать СЭД