Электронная цифровая подпись: как создать, как пользоваться

Цифровой век — это то, что многие называют 21 веком. Фактически, цифровые технологии вторгаются буквально во все сферы жизни, от умных часов и холодильников до перехода коммерции в онлайн-режим. Многие функции, связанные с отношениями между государством и населением, также постепенно приобретают цифровой формат, например, путем введения электронной цифровой подписи в рабочий процесс. Многие россияне, частные лица и предприниматели уже активно пользуются ЭЦП, но по большей части эта фраза ничего не значит. Эта статья предназначена для них.

Электронная цифровая подпись: как создать, как использовать

Что такое ЭЦП

Изменение потока документов в Интернете создало новые проблемы, одной из наиболее важных является возможность легко подделать обычные подписи и штампы, если они есть не на бумаге, а в цифровом формате.

Чтобы исключить такую ​​возможность, была разработана электронная цифровая подпись — надежно зашифрованный цифровой код, содержащий данные о владельце ЭЦП. Эта функция помогает гарантировать, что подписанный документ не содержит никаких изменений после того, как он был защищен электронной подписью. В России ЭЦП можно оформить как физическим, так и юридическим лицам. Рассмотрим преимущества такого нововведения:

  • для юридических лиц — упрощение документооборота;
  • может использоваться в составе арбитража;
  • сокращение времени подачи компаниями отчетности в вышестоящие и контролирующие органы;
  • физические лица имеют полный доступ к порталу «Госуслуг» (без ЭЦП их возможности будут ограничены).
  • возможность участия в тендерах, в том числе государственных, в тендерах;

Электронная цифровая подпись: как создать, как использовать

При формировании электронной подписи используются сложные и надежные криптографические методы, исключающие взлом данных.

На документе электронная подпись появится в виде последовательности символов, соответствующих ключу, указанному в сертификате ЭЦП. Возможен вариант с графическим изображением в виде штампа, на котором стоит подпись держателя электронного сертификата. Предпочтительно использовать EDS, который визуально невидим, но который может быть идентифицирован и распознан соответствующим программным обеспечением.

Виды электронной подписи

Итак, мы выяснили, что электронная подпись — это файл, в котором вся необходимая информация о владельце сертификата хранится в зашифрованном виде.

Существует два типа такой подписи: простая и расширенная.

Под простой ЭЦП понимается набор данных, в котором зашифрована информация, подтверждающая личность держателя подписи; его можно использовать в ограниченных случаях, в основном для утверждения документов внутреннего документооборота компании. Такую подпись можно сгенерировать самостоятельно, например, в пакетах MS Word / Excel.

Читайте также:  Программы для усиления сигнала беспроводного Интернета

Электронная цифровая подпись: как создать, как использовать

Enhanced EDS предлагает больше возможностей, которые, в свою очередь, делятся на неквалифицированные и квалифицированные.

Первый вариант содержит данные о владельце сертификата, зашифрованные более надежно, поэтому область применения расширяется. Например, для участия в биржах или работы с контрагентами. Эта подпись дает возможность отслеживать статус документа после его подписания.

Все-таки квалифицированная электронная подпись обладает самыми полноценными полномочиями, именно она нужна для выполнения большинства транзакций.

Как физическому лицу сделать простую цифровую подпись

Самый простой и бесплатный способ — использовать текстовый редактор MS Word. Такая подпись позволит вам удостоверять деловые документы, созданные в этом редакторе.

Рассмотрим пошаговый алгоритм создания электронной подписи индивидуального предпринимателя в Word:

  • ставим курсор в то место, где должна быть ваша подпись;
  • после нажатия ОК появится окно с подписью на месте курсора, на месте которого будет крестик;

    Электронная цифровая подпись: как создать, как использовать

  • перейдите на вкладку «Вставка», выберите пункт «Строка для подписи»;

    Электронная цифровая подпись: как создать, как использовать

    Электронная цифровая подпись: как создать, как использовать

  • вы можете оставить его, а можете изменить на графическое изображение (например, с помощью вашего факсимиле).
  • заполните форму, появившуюся в окне;

    Электронная цифровая подпись: как создать, как использовать

Обратите внимание, что использование простой ЭЦП ограничено внутренним документооборотом, так как это не защищает подписанный документ от возможности несанкционированного изменения.

Как сделать усиленную квалифицированную ЦП

Если вы хотите иметь полноценную цифровую подпись, у вас не получится сделать это самостоятельно. Это делают специализированные организации с соответствующими сертификатами. Такие услуги предоставляют банковские учреждения, компании, предоставляющие бухгалтерские услуги, центры обслуживания предпринимателей и т.д.

Для получения полноценной электронной подписи необходимо обратиться в один из этих центров. Вот несколько советов, которые помогут упростить и удешевить этот платный процесс:

  • оцените стоимость услуги у разных компаний, она может варьироваться в очень широком диапазоне, хотя сам сертификат будет одинаковым по емкости;
  • спросите у специалиста, как можно использовать ЭЦП, какое программное обеспечение для этого нужно. Обычно, помимо самого сертификата, на компьютер устанавливается пакет «Crypto Pro» или аналогичный.
  • не следует принимать предложения, не входящие в базовую стоимость услуги — многие крупные компании предлагают, например, программу записи на флешку, которую можно бесплатно установить на ПК;

Электронная цифровая подпись: как создать, как использовать

Электронная цифровая подпись: как создать, как использовать

Электронная цифровая подпись: как создать, как использовать

Обращаем ваше внимание, что независимо от того, где вы поставили электронную подпись, ее можно использовать на сайте госуслуг, в налоговой инспекции и вообще везде, где это необходимо. Как правило, после предоставления организации необходимых документов (ИНН, паспорт, СНИЛС) изготовление самой ЭЦП занимает не более часа. Готовый зашифрованный файл с сертификатом доставляется на флешку. Подпись действительна 1 год.

Читайте также:  Особенности тестирования производительности CPU с помощью Cinebench

Электронная цифровая подпись: как создать, как использовать

Электронная цифровая подпись: как создать, как использовать

Электронная цифровая подпись: как создать, как использовать

Как пользоваться ЭЦП

Электронный документооборот предполагает использование тестовых файлов различных форматов: pdf, txt, doc, rtf. И они подготовлены в соответствующих программах. Их можно заверить цифровой подписью различными способами, в том числе с помощью специализированного программного обеспечения. Рассмотрим самые распространенные.

Как в документ Word поставить усиленную электронную подпись

Мы уже рассмотрели возможности самого редактора в этом направлении и помним, что созданная в Word подпись не обеспечивает необходимого уровня криптографической защиты, из-за чего юридическая сила документа ничтожна. Чтобы прикрепить квалифицированную ЭЦП, вам необходимо загрузить и установить на свой компьютер программу CryptoPro Office Signature.

Электронная цифровая подпись: как создать, как использовать

ВНИМАНИЕ. Бесплатная версия программы — это демо-версия, доступная на ограниченное время. По истечении срока действия вы можете использовать это программное обеспечение, купив лицензию.

Рассмотрим пошаговый алгоритм проставления ЭЦП в MS Word:

  • перейдите на вкладку «Файл», затем на пункт меню «Информация»;

    Электронная цифровая подпись: как создать, как использовать

  • далее необходимо выбрать ЭЦП и нажать кнопку «Подписать»;

    Электронная цифровая подпись: как создать, как использовать

    Электронная цифровая подпись: как создать, как использовать

  • перейдя на вкладку «Защита документов», выберите подпункт «Добавить цифровую подпись (КриптоПро)». Отсутствие этой опции означает, что вы неправильно установили программу;

    Электронная цифровая подпись: как создать, как использовать

  • в результате во вкладке «Информация» будет сформирована соответствующая запись (о том, что документ заверен ЭЦП).
  • в открывшемся окне вам будет предложено указать цель проставления подписи, что необязательно, вы можете пропустить;

ВАЖНЫЙ. После подписания вы больше не сможете вносить изменения в текст. Если есть такая необходимость, удалите ее и после внесения изменений снова включите ЭЦП.

И еще один нюанс. Проверять свой документ на наличие ЭЦП необходимо только в редакторе версии не ниже той, в которой он был создан.

Как подписать документ pdf

Этот формат файла обычно создается в пакете Adobe Reader, и для добавления расширенной квалифицированной подписи требуется аналогичная операция: установка программы CryptoPro PDF на ваш компьютер (бесплатная демонстрационная версия или покупка лицензии).

Электронная цифровая подпись: как создать, как использовать

Следующие шаги следующие:

  • запустите AcrobatReader, нажмите комбинацию Ctrl + K (или используйте пункты меню «Правка / Настройки / Подписи / Создание и дизайн / Другое»);
  • открываем наш документ с расширением pdf, в правом окне выбираем пункт «Заполнить и подписать», нажимаем на вкладку «Дополнительные инструменты», затем на кнопку «Сертификаты»;
  • во вкладке «Метод подписи по умолчанию» нажмите на пункт «КриптоПро PDF»;

    Электронная цифровая подпись: как создать, как использовать

  • в результате появится кнопка «Цифровая подпись». Щелкните, выберите раздел документа, для которого требуется ЭЦП, щелкните ОК.

    Электронная цифровая подпись: как создать, как использовать

Подписание документов с использованием электронной подписи КриптоПро

Использование вышеуказанных плагинов для подписи документов имеет недостаток: они не универсальны и могут не работать с определенной версией программы, будь то Word или Acrobat Reader. Лучше всего использовать специализированное программное обеспечение, например, программу КриптоПро. Подробный алгоритм действий:

  • во время установки плагин установит дополнительные модули и драйверы, необходимо будет подтвердить их запуск;
  • для обеспечения маршрутизации каналов передачи криптографической информации скачайте специальное расширение;

    Электронная цифровая подпись: как создать, как использовать

  • после установки добавьте свою ЭЦП в папку «Доверенные» (находится в корневом каталоге консоли) и «Личные»;
  • добавить эти каналы в список доверенных каналов в брандмауэре;
  • скачать последнюю версию КриптоПро с официального сайта (бесплатная пробная версия, действительна в течение трех месяцев, после чего вам необходимо будет приобрести лицензию);
  • мы добавляем сайты, которым требуется ваша ЭЦП, в список доверенных сайтов.
  • установить (бесплатно) плагин CryptoPro Browserplug-in для браузера;

    Электронная цифровая подпись: как создать, как использовать

Читайте также:  Видовые экраны Автокада — незаменимый инструмент, чем больше используешь, тем больше нравится

После выполнения этих подготовительных шагов прикрепление ЭЦП в Word значительно упрощается: нужно нажать кнопку «Добавить цифровую подпись», выбрать существующий сертификат и подписать.

Как пользоваться электронной подписью с флеш-носителя

Центры сертификации, которые предоставляют услугу выдачи ЭЦП, предоставляют пользователям флэш-носители с зарегистрированными на них криптографическими ключами. Это не обычные флешки, а так называемые USB-токены. Самый защищенный вид — «Рутокен 2.0»: именно они в основном используются для хранения ЭЦП.

Электронная цифровая подпись: как создать, как использовать

Чтобы использовать USB-накопитель для поддержки цифрового сертификата, требуется последняя версия плагина CryptoPro CSP.

Меры предосторожности при получении ЭЦП

Сам файл, содержащий информацию о держателе подписи, настолько надежно зашифрован, что его практически невозможно расшифровать. Следовательно, ваша цифровая подпись не может быть подделана. Но мошенники используют другую схему: просто крадут подпись или подделывают документы.

Чтобы избежать таких рисков, рекомендуем следовать следующим советам:

  • не передавайте свою ЭЦП другим сотрудникам ни под каким предлогом. У них будет возможность подписывать документы от вашего имени, и вы не сможете доказать, что автор — это не вы;
  • установить на свой компьютер антивирусное ПО — существуют шпионские программы, ворующие файлы с криптографической подписью;
  • если сотрудник вашей компании уволился, обязательно отозвите его сертификат, чтобы у него не возникло соблазна использовать ЭЦП в ненадлежащих целях;
  • если вы оставите свой рабочий компьютер, когда это необходимо, заблокируйте его, чтобы избежать опасного прецедента.
  • доступ к ПК и к токену, на котором хранится ваша подпись, должен быть защищен паролем;

И еще кое-что, чего не хватает многим: не хранить на компьютере сканы паспортов и другие документы, необходимые для выдачи ЭЦП. Если хакеры доберутся до них, они могут поставить подпись на ваше имя.

Ссылка на основную публикацию